GESTIÓN DOCUMENTAL. Todos los documentos al alcance de un click.

Mediante un sistema de Gestión Documental tenemos todos los documentos que haya generado el sistema, que se hayan escaneados por el personal del colegio o que lleguen por correo electrónico, a disposición de cualquier parte de la aplicación para ser visualizados, impresos, enviados, etc.

Normalmente los documentos están en formato PDF, pero también puede haber hojas de cálculo Excel, texto hecho con word, fotografías, etc. Realmente es un control de ficheros cuyo contenido suelen ser documentos.

Por ejemplo, el Visado Telemático es un gestor de ficheros PDF. Llegan vía Internet, se comprueban, se da el visto bueno y el documento debidamente firmado queda a la espera de ser recogido por el colegiado. Junto con el visado, se genera la factura de Derechos de Intervención Colegial. Estos documentos están dentro del ordenador, con un índice al que se puede acudir para buscar el visado.

Así por ejemplo, el programa de contabilidad, al asentar de forma automática la factura, sabe donde esta el documento de forma que el contable, en un extracto del colegiado, puede ver la factura por pantalla o incluso volver a imprimir y/o mandar por correo.

Otro ejemplo. Un colegiado manda su título en PDF por correo electrónico. Además de estar en el cliente de correo (outlock, gmail,etc) podemos guardarlo en la carpeta virtual del colegiado junto con su fotográfia y otros documentos. Cuando necesitemos documentos de este colegiado podemos tener una lista de todos sus ficheros, y así verlos, imprimirlos, etc.

Podemos tener perfectamente controladas las actas, presupuestos, etc. En todo momento podemos acceder al acta del mes de noviembre. Verla, imprimirla, mandar por correo, etc.