COLEPRO

Posibilidades según cada aplicación:

Administración:

Se encarga de la recepción manual y telemática de los proyectos realizados por los colegiados con las siguientes actuaciones:

• Posibilidad de poner reparos por el Secretario Técnico o el personal adecuado (puede haber varios, incluso en varios sitios). Estos posibles reparos son informados al colegiado mediante correo electrónico y/o página WEB.

• Posibilidad de hacer facturas de Honorarios al cliente en nombre del colegiado o empresa que realiza el proyecto.

• Búsqueda de proyectos mediante el portal privado del colegiado. Su listado en PDF debidamente firmado digitalmente por el Colegio.

• Realización del modelo 347 para Hacienda de forma continua o de años completos.

• Facturas múltiples para clientes especiales como es el caso de Iberdrola.

• Visado de proyectos de colegiados de otros colegios. Informe por correo electrónico al colegio origen del colegiado.

• Ficha completa de colegiados activos, bajas y precolegiados con retrato y firma. ARG puede hacer opcionalmente, tarjetas con los datos básicos del colegiado así como su retrato y/o firma.

• Separación entre colegiados, empresas y clientes.

• Formulario de mutualistas. Confección de recibos.

• Realización de cuotas colegiales, responsabilidad civil, envío al banco en XML y control administrativo de devoluciones.

• Los recibos pueden pasar a contabilidad de forma colectiva o colegiado a colegiado.

• La entrada a la aplicación se hace mediante la combinación de usuario-clave.

• En gestión, cada administrador, según una tabla editable por el encargado, tiene acceso SOLO a determinadas partes de la aplicación.

• Confección de los libros de Órdenes e Incidencias tanto en gestión como desde el portal WEB.

• Registro de la Correspondencia, Entradas y Salidas.

• La correspondencia de entrada puede ser sellada automáticamente y ser devuelta al remitente con el sello correspondiente.

• La correspondencia de salida puede ser firmada por el Decano/Secretario/etc desde la WEB con su firma electrónica.

• Registro de Certificaciones.

• Facturación y sus recibos de conceptos distintos a Visados y Honorarios.

• Estadística general según varios conceptos.

• Listados fijos y otros configurables por el usuario.

• Control de la página WEB privada del colegiado. Parámetros, claves, etc.

Visado telemático:

Es el conjunto de páginas WEB y operaciones de gestión que se utilizan para la recepción de los ficheros PDF que envía el colegiado con el proyecto y otros datos, como el estudio geotécnico, etc. para su visado.

• Envío debidamente firmado por el colegiado o colegiados, en formato PDF.

• Integración del expediente y sus ficheros afines, en el sistema para su visado y administración.

• Visado o reparos en su caso por parte del secretario técnico.

• Devolución firmada vía WEB al colegiado.

• Posibilidad de que cada colegiado pueda buscar, listar, etc. los proyectos visados o no, tanto telemáticos como manuales de su propiedad.

Contabilidad:

Proceso integrado con la administración del sistema, según el P.G.C. del 2008. Dispone de los elementos básicos y auxiliares como son:

• Diario general ordenado por entrada o por fecha.

• Mayor, de las cuentas con posibilidades gráficas de los saldos mensuales.

• Confección automática del Balance de Sumas y Saldos con posibilidad de listar el mayor de cada cuenta implicada en el Balance.

• Balance de resultados abreviado o completo, así como la cuenta de explotación configurable por el usuario. Se pueden hacer tantas configuraciones como se quiera.

• Posibilidad de listar 12 meses en columnas. También se puede listar el año actual, el anterior y la comparativa.

• Las facturas, recibos, etc. de administración pasan semiautomáticamente a contabilidad, de modo que no hay que volver a teclear nada.

• La relación de recibos devueltos, se puede pasar automáticamente según el documento facilitado por el banco.

• El diario es modificable. Una vez bloqueada una contabilidad ya no se puede modificar.

• Posibilidad de seguir trabajando un año sin haber cerrado el anterior ni abierto el actual.

• Control de las amortizaciones, fichas, inventario, etc.

• Puede estar integrado con la Gestión Documental, de modo que los documentos realizados por el programa u otros escaneados pueden verse desde el programa de contabilidad.

Portal WEB:

Tiene varias vertientes: Datos de dominio público, Datos propios para colegiados y Control de visados telemáticos.

• Datos públicos: Mediante un sistema CMS basado en WordPress, Joomla o un sistema propio de ARG, donde se ponen noticias, cursos, etc.

• La página corporativa puede seguir siendo la utilizada actualmente al margen de ARG.

• Datos para colegiados, sus fichas personales, la relación de proyectos visados o no, para poder ver el estado actual, reparos, etc. También se pueden ver e imprimir las facturas de Derechos de Visado y las de Honorarios si las hay, gráficos de actividad, visados, etc..

• Por medio de la WEB se tiene acceso a un completo sistema de Visado Telemático.

• Posibilidad de tener un foro con distintas secciones para hacer la página interactiva con los colegiados.

• El personal autorizado (decano, secretario, etc) puede firmar la correspondencia de entrada antes de su envío al destinatario.

Transparencia y Ventanilla Única:

Desde el programa de gestión se pueden controlar los textos que se verán en la página WEB, así como su enmaquetado.

• Para cumplir con la ley de transparencia, existe un apartado en la página WEB pública, donde poner los datos del colegio.

• De una forma similar se puede controlar todos los aspectos del apartado de Ventanilla Única..

Otros:

Otros programas no de menor importancia son:

• Confirmación telemática para la administración o entes autorizados de las características de un colegiado, si esta en activo, ejerciente, sociedad o vinculado a empresa, etc.

• Gestión documental de todos los documentos, principalmente en PDF o de otro tipo que se utilizan en proyectos, visados, documentación del colegiado. Esta gestión puede ser accesible o no según se indique.

• Control de posibles cursos de formación.

• Manual en línea y en papel para poder tener una ayuda por parte del usuario de los programas de gestión y otros de interés.

• Buzón de Empleo, que permite publicar ofertas de empleo para los colegiados interesados.